Xem công việc liên quan tiếp theo

Tuyển gấp Nhân Viên Lễ Tân (Receptionist)

Công ty TNHH Kiến Trúc A.T.A (ATA Architects Co., Ltd.)

Mức lương: Thỏa thuận Kinh nghiệm: 2 năm Nơi làm việc: Tp Hồ Chí Minh Trình độ: Cao đẳng Đã hết hạn

Click vào đây để xem tuyển dụng Nhân Viên Lễ Tân mới nhất

Nộp đơn Lưu việc làm

Mô tả công việc

1. Recceptionist:

Welcome guests to visit and work at ATA Architects
Receive and responds phone calls, faxes and emails.
Distribute in time messages and emails to relevant departments
Distribute mails and parcels to relevant departments.
Make event notifications upon request.
Be responsible with the cleanliness of the front office
Prepare welcome drink for the Director's guests upon request.
Introduce the company’s office to guests, clients and partners upon arrival

2. Admin :

In time transfer the company’s documents to relevant departments
Make materials order upon request
Keep track of the entry of all employees, guests, employees of supply companies and outsiders who come to ATA to work.
Receive and distribute Fax, emails, parcel and documents to relevant departments.
Prepare administrative documents upon request
Prepare preliminary versions of the company’s internal procedures
Manage and store the company’s outgoing and arrival documents
Set up expenses for business trips for all employees
Prepare stationery contracts
Schedule and make reservations for airline tickets, hotel room, conference room, etc upon request
Coordinate with hotels, restaurants and travel agencies upon request
Perform Visa application for employees and foreigners upon request.
Translate documents and contracts upon request.
Join any social organizations / Outdoor events / activities that ATA Architects is being part of.
Schedule meeting rooms for interview appointments and departmental meetings
Perform other tasks that required by the Board of Directors for the company’s interests

----------------------------------------------

1. Tiếp tân:

Đón khách và khách hàng đến thăm và làm việc với ATA Architects.
Hằng ngày nhận tin nhắn qua điện thoại, Fax, hoặc email.
Hằng ngày chuyển tin nhắn hoặc email đến nhân viên các bộ phận kịp thời.
Phân phối thư đến các bộ phận liên quan.
Lập thông báo các sự kiện theo yêu cầu.
Chăm sóc vệ sinh văn phòng phía trước (Front Office) công ty.
Chuẩn bị nước uống cho khách của Giám đốc khi có yêu cầu.
Giới thiệu tổng quát về công ty cho khách hàng và đối tác.

2. Hành chính:

Chuyển tài liệu ATA đến tất cả các bộ phận liên quan.
Đặt mua tài liệu theo yêu cầu công ty.
Theo dõi việc ra vào và thời gian của tất cả nhân viên, khách hàng và các nhân viên các công ty cung ứng và người ngoài công ty đến liên hệ công tác.
Chuyển và nhận Fax, email, bưu phẩm, hồ sơ tài liệu.
Soạn thảo các văn bản hành chánh khi được yêu cầu.
Các thủ tục nội bộ trong công ty ATA.
Quản lý và lưu trữ tài liệu công văn đi và đến của công ty.
Lập chi phí cho các chuyến đi công tác cho toàn thề nhân viên.
Soạn thảo hợp đồng văn phòng phẩm.
Đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, phòng hội thảo.
Cung cấp thông tin khách sạn, nhà hàng, các tour du lịch.
Thủ tục xin visa cho tất cả nhân viên và người nước ngoài khi có yêu cầu.
Phiên dịch các tài liệu, hợp đồng khi được yêu cầu.
Tham gia các tổ chức xã hội / Các sự kiện/ các hoạt động ngoài trời cho tất cả các hoạt động của ATA Architects.
Sắp xếp lịch và bố trí phòng họp cho các cuộc hẹn phỏng vấn và các cuộc họp của các phòng ban.
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Ban Giám Đốc vì quyền lợi công ty.

Yêu cầu công việc

Have good communication and emotional control skills.
Have a gentle and polite tone of voice
Have an amiable appearance
Be agile, flexible, and proactive at work
Clear Communication in English (Speaking/Listening/Writing)
Have good skills in creating presentation slides and presenting in English and Vietnamese.
Have knowledge of reception and office administration
Have good skills in document preparations and report making
At least 2 years of experience in the same position
Have good computer skills and be proficient at MS office suite
Graduated from specialized programs of Reception, Office Administration or related majors.
Having experience working in the international environment in the field of Architectural Design or Construction Consulting is an advantage.
Be able to adapt in a fast-paced working environment.
Be able to give good ideas will be appreciated
Have passion and motivation in work, to be proactive, upright, creative, innovative and consistent.
Have positive thinking; respect intellectual property rights; to be able to understand people at work
Commit to completion of works and be open-minded are the characteristics and skills required.

------------------------------------------------

Kỹ năng giao tiếp và kiểm soát cảm xúc tốt, giọng nói chuẩn, hòa nhã, lịch thiệp.
Ngoại hình dễ gây thiện cảm, nhanh nhẹn, linh hoạt, năng động, hoạt bát, chủ động trong công việc.
Kỹ năng giao tiếp tốt bằng tiếng Anh ( Nói/Nghe/Viết)
Có kỹ năng lập và thuyết trình bằng tiếng Anh và tiếng Việt tốt.
Có kiến thức về công tác Lễ tân và Quản trị Hành chánh văn phòng.
Có khả năng soạn thảo văn bản, lập các báo cáo.
Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Có kỹ năng sử dụng máy tính thành thạo, có kiến thức làm việc và thành thạo các MS office bao gồm Word, Exel, PowerPoint, Access, Outlook và Photoshop.
Tốt nghiệp Cao Đẳng, Đại học chuyên ngành Lễ tân, Quản trị Hành chánh văn phòng hoặc các chuyên ngành có liên quan.
Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường Quốc tế ở lĩnh vực Tư vấn Thiết kế Kiến trúc và Xây dựng là một lợi thế.
Có khả đáp ứng tiến độ trong môi trường làm việc có nhịp độ nhanh.
Có khả năng đưa ra ý tưởng tốt sẽ được đánh giá cao.
Có đam mê và động lực trong công việc, chủ động, chính trực, sáng tạo, đổi mới, kiên định, suy nghĩ tích cực, tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ, hiểu mọi người xung quanh và cam kết hoàn thành đúng thời hạn được giao, nỗ lực và suy nghĩ cởi mở là những tính cách và kỹ năng được đòi hỏi.